Por: Nelson Moschetti - Fonte
Reuniões para analisar o balanço mensal, elaboração das estratégias para o ano, correria para fazer as compras e organizar o almoço da Sexta-Feira Santa e do Domingo de Páscoa. Parece pouca coisa, mas muitas pessoas acabam se atrapalhando e administrando muito mal o tempo, ficando com a sensação de que as tarefas são sempre maiores que o prazo para cumpri-las. Por que às vezes o tempo passa rapidamente e em outras ocasiões parece se arrastar por toda eternidade?
Para começar a falar em administração de tempo, temos que entender o que vamos tentar gerenciar. Podemos dividir o tempo em duas categorias: o medido e o vivido. O que vai realmente importar é o vivido. E quando acaba o mês e sente que não conseguiu realizar o que havia esperado, alguma coisa está errada. O primeiro passo é dedicar uma parte do dia ao planejamento. Lembre-se: cada hora dedicada ao planejamento das atividades poupa três de execução. Já o tempo medido funciona para apontar erros do nosso passado e, como fonte de aprendizagem, evitar a repetição dos mesmos problemas.
Executivos, técnicos, profissionais em geral que têm dificuldade em administrar o tempo podem ser enquadrados em algumas das seguintes características principais:
Fora de foco: dificuldade de concentração é seu maior problema, uma vez que tende à dispersão.
Indeciso: vive com medo de desagradar chefes, subordinados e pares, decidindo empurrar tudo com a barriga.
Centralizador: pensa que, se ele não fizer, ninguém cumprirá a tarefa corretamente, é perfeccionista.
Apagador de incêndio: cumpre as tarefas da forma como vão aparecendo, sem hierarquizar as necessidades.
Para organizar a bagunça, comece a criar o hábito de planejar e manter uma agenda diária. Nas primeiras horas do dia, dedique-se a escrever uma lista com tudo o que quer realizar. É importante saber priorizar estas ações levando em conta fatores como resultados, prazo e facilidade. Em primeiro lugar, pense nos resultados, procurando cumprir tarefas que trarão retorno imediato. Depois atue sobre o prazo, definindo cronograma e responsabilidades para a execução das tarefas.
Mesmo que não exista uma data pré-definida, preveja o prazo ideal, lembrando sempre que resultado esperado é sempre o fator principal. Evita-se, assim, que prazos sejam cumpridos burocraticamente. Este é o principal fator de qualidade das tarefas executadas. Por isso o estabelecimento de meta é mandatório e o cumprimento de prazo é operacional. Quando o trabalho é de grande complexidade, recomenda-se utilizar o parâmetro da facilidade, entendido como ações que apresentem níveis de dificuldade menores. Desta forma, consegue-se eliminar mais tarefas durante o dia, tendo como conseqüência retornos imediatos de produtividade. É o famoso “comer pelas bordas”.
O perigo é deixar as coisas mais complexas para depois, procrastinar prioridades e acabar esquecendo de realizá-las. Considere, portanto, que os resultados e prazos prevalecem sobre a facilidade das ações. Um dos grandes problemas perceptíveis na administração de tempo é não saber a distinção entre importância, urgência e prioridade. Importância é quanto aquela tarefa irá agregar para atingir as metas. A urgência está ligada ao tempo, prazo de execução e de início da tarefa, enquanto a prioridade surge da combinação da importância com a urgência.
Administre seu tempo, inclusive sua agenda diária de tarefas, procurando adotar a seguinte linha de raciocínio:
Importância: defina metas, explicitadas como resultados esperados, conforme critério de prioridade.
Urgência: estabeleça prazos e responsabilidades, subordinando-se à importância e, se possível, delegue urgências menos importantes a terceiros.
Facilidade: procure enumerar as dificuldades de cada tarefa, subordinando-se à importância e urgência.
Tarefas: preveja as atividades que devem ser feitas para operacionalizar as metas.
Prazos: fixe datas de entrega ou finalização das tarefas.
Se você criar o hábito de planejar anual e mensalmente, administrando a agenda diária de acordo com essas dicas, verá que seu trabalho se tornará mais fácil e ficará feliz com os resultados alcançados. Colocará desafios, os ultrapassará e controlará seu tempo de maneira organizada e mais eficaz. Sua qualidade de vida e seu relógio agradecem.
* Nelson Moschetti é advogado, sociólogo e diretor de RH da RwCS Auditoria e Consultoria
